1、會(huì)展項(xiàng)目開(kāi)發(fā)始于參展商的需求
贏得參展商的參與是會(huì)展成功的開(kāi)始。會(huì)展產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)者必須意識(shí)到參展商是會(huì)展產(chǎn)品的主要消費(fèi)者，沒(méi)有參展商參加的會(huì)展產(chǎn)品就是沒(méi)有市場(chǎng)價(jià)值的產(chǎn)品。主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的。這種價(jià)值傳遞就表現(xiàn)為參展商是主辦單位收益的主要來(lái)源，而展覽會(huì)能夠?yàn)閰⒄股虒?shí)現(xiàn)價(jià)值增值。所以，成功的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，首先要考慮參展商的需求。這種需求主要表現(xiàn)在：參展商需要會(huì)展提供更高的收益，需要會(huì)展主辦方為他們提供會(huì)展價(jià)值。
這也是參展商所以花成本參加會(huì)展的基本需求。參展商希望通過(guò)參展，利用會(huì)展平臺(tái)，主辦方為參展商提供高質(zhì)量的客戶，提供與客戶聯(lián)系交流的平臺(tái)，提供良好的交易環(huán)境，提供行業(yè)最新信息，實(shí)現(xiàn)交易額，推廣企業(yè)及產(chǎn)品形象。如果參展商達(dá)到了預(yù)期目的，就會(huì)與主辦方建立良好的客戶關(guān)系，并在同行中傳遞好的信息，反之，則會(huì)出現(xiàn)惡性循環(huán)，影響以后的會(huì)展。因此，參展商的參展是展覽會(huì)取得成功的關(guān)鍵。成功的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，首先要考慮參展商的需求。具體來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)大量市場(chǎng)調(diào)研，收集信息，評(píng)估信息，掌握市場(chǎng)需求，評(píng)估項(xiàng)目的質(zhì)量，為參展商服務(wù)。
因此一個(gè)成功的項(xiàng)目要做到：參展商能在展覽會(huì)上結(jié)識(shí)新客戶，擴(kuò)大貿(mào)易合作關(guān)系，增加貿(mào)易量，能夠通過(guò)參展樹立企業(yè)形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品，提高企業(yè)知名度等。只有這樣，一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目才有了成功的開(kāi)端。
2、會(huì)展服務(wù)以參展商為中心
做好參展商的組織、服務(wù)工作是會(huì)展成功的保證。從參展商報(bào)名參展開(kāi)始，主辦單位與參展商的合作就開(kāi)始了。作為展覽會(huì)的組織者，應(yīng)向參展商提供一系列專業(yè)、周到的服務(wù)。
還應(yīng)了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿(mào)易方式、尋求貿(mào)易對(duì)象的類別等。只有全面了解參展商的需求，才能做好有目標(biāo)的服務(wù)。廣大參展商尋求的目標(biāo)客戶對(duì)象的集合，形成了展覽會(huì)專業(yè)觀眾的基礎(chǔ)。將參展商與專業(yè)觀眾有針對(duì)性地結(jié)合在一起，使他們?cè)跁?huì)展這個(gè)平臺(tái)上達(dá)成交流、合作協(xié)議以及后續(xù)長(zhǎng)期的合作，達(dá)到會(huì)展的真正目的。
另外在參展商報(bào)名的同時(shí)，用填寫表格的形式，了解他們的參展需求及其相關(guān)信息，是做好會(huì)展籌備期相關(guān)工作的依據(jù)；了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結(jié)構(gòu)，將他們安排在不同的展區(qū)，可體現(xiàn)會(huì)展的專業(yè)性，同時(shí)還可以方便專業(yè)觀眾查找；了解參展企業(yè)的品牌實(shí)力、合作需求，可以有目標(biāo)地為他們尋求目標(biāo)對(duì)象。同時(shí)，參展商的這些信息也可以作為會(huì)展招商的依據(jù)。
根據(jù)會(huì)展的定位、參展商的分類情況有針對(duì)性地組織專業(yè)觀眾。會(huì)展有了參展商，根據(jù)他們的需求組織觀眾，這是一個(gè)專業(yè)會(huì)展成功舉辦的重要工作。可以通過(guò)多種方式做好專業(yè)觀眾的組織工作，如：通過(guò)其他各類會(huì)展的宣傳、網(wǎng)上宣傳、邀請(qǐng)函邀請(qǐng)、商業(yè)機(jī)構(gòu)有組織的邀請(qǐng)、參展商邀請(qǐng)客戶等方式。
對(duì)于會(huì)展而言，參展商和觀眾是同時(shí)存在、互相依托的。會(huì)展有了具有實(shí)力的參展商，能帶來(lái)有價(jià)值、有創(chuàng)新概念的新產(chǎn)品，就能吸引有價(jià)值的觀眾。參展商和觀眾的同時(shí)到來(lái)，就是專業(yè)會(huì)展成功的基礎(chǔ)。參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)量及質(zhì)量是體現(xiàn)其會(huì)展品牌實(shí)力的重要依據(jù)。
參展商在出展時(shí)會(huì)遇到許多實(shí)際問(wèn)題，如：了解場(chǎng)館環(huán)境、展位尺寸及結(jié)構(gòu)、展位設(shè)計(jì)、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)搭建；形象宣傳、現(xiàn)場(chǎng)廣告、展期活動(dòng)安排；工作人員吃、住、行等具體問(wèn)題。作為主辦單位應(yīng)向參展商提供盡量細(xì)致、周到的服務(wù)。對(duì)于每一個(gè)細(xì)小的參展環(huán)節(jié)，應(yīng)先作出工作方案，并及時(shí)提供給參展商，使他們得到大會(huì)直接的專業(yè)服務(wù)。
特別是大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)高效、配套的服務(wù)，也是會(huì)展組織工作中的重要環(huán)節(jié)。在短短的幾天展期里，各類相關(guān)人士的集合、各類活動(dòng)的集合、時(shí)間的限定等使各項(xiàng)組織工作的效率顯得至關(guān)重要。現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)工作直接、具體而綜合。面對(duì)如此復(fù)雜的服務(wù)工作首先應(yīng)做好情況的分析，作出解決問(wèn)題的工作方案。對(duì)工作人員做好培訓(xùn)，使其能提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。應(yīng)要求工作人員每天對(duì)參展商進(jìn)行巡查，在了解貿(mào)易成交情況的同時(shí)，為參展商解決一些細(xì)小的問(wèn)題。
總之，為了滿足參展商的多種服務(wù)需求，作出總體的工作方案是萬(wàn)事之本。提高工作人員的綜合素質(zhì)，是做好服務(wù)工作的保證。
3、與參展商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系是會(huì)展項(xiàng)目發(fā)展的根本
參展商希望通過(guò)會(huì)展得到更多的服務(wù)，帶來(lái)更多的價(jià)值，以滿足他們的需求。這也督促主辦單位不斷改進(jìn)工作。隨著會(huì)展水平的提升，參展商越來(lái)越不能接受用展位費(fèi)來(lái)?yè)Q取短期的經(jīng)濟(jì)效益，他們希望能得到長(zhǎng)期的服務(wù)，長(zhǎng)期的綜合利益。因此，主辦單位與參展商之間建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系是趨勢(shì)所在，是滿足雙方利益的需要。建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系，能夠?qū)崿F(xiàn)主辦單位與參展商的共贏。參展商的目的通過(guò)會(huì)展來(lái)實(shí)現(xiàn)，會(huì)展組織者及時(shí)了解參展商的需求變化，調(diào)整會(huì)展的定位，這就形成了合作的良性循環(huán)。專業(yè)的會(huì)展應(yīng)與參展商保持一種三到五年或更長(zhǎng)的合作關(guān)系。
還應(yīng)隨時(shí)保持與參展商溝通，了解他們參展的需求變化，了解他們的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化，甚至企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)的變化，取得他們的長(zhǎng)期信任。總之，通過(guò)多種方式的溝通，不斷尋求增進(jìn)相互關(guān)系的辦法。
要成功建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系并不像會(huì)展初期銷售展位那么簡(jiǎn)單，要在更多方面滿足參展商的各種需求，幫助他們解決各種問(wèn)題。作為主辦單位需要多方面了解參展商的參展想法，向他們提出更多的參展建議，尊重他們的各種意見(jiàn)、建議；可以成立參展商的聯(lián)合會(huì)，與主辦單位共同決定會(huì)展發(fā)展中的重大問(wèn)題，集思廣益，探討成功辦展的新舉措；從參展商的利益出發(fā)，除了幫助他們?cè)黾咏?jīng)濟(jì)利潤(rùn)，還應(yīng)幫助他們節(jié)省參展開(kāi)支。因此，主辦單位理解、滿足參展商的各種參展期望，是維系與參展商長(zhǎng)期合作關(guān)系的根本。
會(huì)展的成功，離不開(kāi)參展商、專業(yè)觀眾的參與；品牌會(huì)展的提升、發(fā)展，更離不開(kāi)參展商和專業(yè)觀眾的長(zhǎng)期支持。
