按照展覽的類型和特點，展覽項目周期劃分為四個階段，即展覽啟動階段、展覽規(guī)劃階段、展覽執(zhí)行階段以及展覽總結(jié)評估階段。完整的展覽項目策劃過程就是這些階段的總和。
展覽啟動階段
展覽啟動階段是展覽進(jìn)度管理過程的起點，這一階段又可以進(jìn)一步分為調(diào)研、構(gòu)思、立項等三個階段。
1.展覽調(diào)研階段
市場需求是展覽項目產(chǎn)生的前提，項目調(diào)研主要以識別市場需求為目的，針對需求確定展覽項目的主題。對行業(yè)市場的調(diào)研主要包括具有參展需求的產(chǎn)品類型、某類產(chǎn)品的參展需求規(guī)模，周邊地區(qū)同類項目的舉辦情況，以及舉辦該主題展覽項目的資源優(yōu)勢等;對觀眾組織的市場調(diào)研主要包括擬參展產(chǎn)品的吸引力及市場需求規(guī)模，核心的客源市場的優(yōu)勢等。
2.展覽構(gòu)思階段
展覽構(gòu)思是以展覽項目調(diào)研階段所得出的需求結(jié)果為導(dǎo)向，提出創(chuàng)意并確定展覽主題，并對該主題項目的投資目標(biāo)、功能、范圍以及各主要因素進(jìn)行初步界定。具體包括以下幾點。
(1)確定展覽主題。展覽組織機(jī)構(gòu)在客戶需求識別的基礎(chǔ)上，需要考慮：周邊地區(qū)近期內(nèi)是否舉辦同類展會;本地區(qū)是否具有舉辦該主題展覽的資源優(yōu)勢，能夠辦出特色;自身是否具有舉辦該主題展覽的實力，包括經(jīng)濟(jì)實力、場館設(shè)施等。
(2)構(gòu)思相關(guān)項目內(nèi)容。包括展覽項目投資的目標(biāo)、背景及意義，項目投資的功能及價值，項目實施的環(huán)境和配套設(shè)施條件，項目的成本及資源約束，項目資金的籌措及調(diào)配計劃，項目投資的風(fēng)險及化解方法，項目的實施與管理，項目實施后預(yù)期的總體效益等。
(3)實施可行性研究。主要包括三項內(nèi)容：一是從市場角度，分析該主題的展覽項目的市場前景;二是從技術(shù)、設(shè)計的角度，分析憑借現(xiàn)有的硬件和軟件基礎(chǔ)舉辦展覽項目的可行性;三是從財物的角度，分析對該項目投資的合理性。項目可行性研究要本著實事求是的原則，運用現(xiàn)代科學(xué)的方法進(jìn)行，既可自己完成，也可委托專業(yè)咨詢公司完成。
3.展覽立項階段
展覽項目通過可行性論證后，需要向政府有關(guān)部門進(jìn)行申報，核準(zhǔn)后才能啟動，這是避免重復(fù)辦展、保證項目質(zhì)量的有效手段。展覽項目的正式立項意味著展覽項目啟動階段基本結(jié)束。
