會展預(yù)算是會展前期管理的一部分，必須結(jié)合辦展(參展)具體目標(biāo)，有計劃、有步驟地進(jìn)行。經(jīng)驗表明，在參展前、展會中、展會后，分別投入“寫,25%,10%的精力，將獲得最好的會展效果。
首先，明確辦展(參展)的具體目標(biāo)。如實現(xiàn)成交額5億美元，參觀人數(shù)達(dá)到1萬人，樹立參展企業(yè)的形象，等等。在明確具體目標(biāo)的基礎(chǔ)上，才能著手制定會展預(yù)算，只有能實現(xiàn)會展目標(biāo)的預(yù)算才是合理的、成功的預(yù)算。
第二步，收集信息。有三類信息需要收集:過去的預(yù)算數(shù)據(jù)、會展的商品的最新價格信息、通貨膨脹的相關(guān)信息。其中，要注意通貨膨脹的信息，因為預(yù)算制定離會展正式舉辦有一定的時間間隔，對可能的物價上漲做未雨綢繆的準(zhǔn)備，可以保證會展經(jīng)費充足。
第三步，擬訂預(yù)算。在以上三類信息的基礎(chǔ)上，對需要支出的各種費用和可能取得的各項收入進(jìn)行詳細(xì)的列表分析，根據(jù)總預(yù)算作必要的調(diào)整，可以制定出相對精確的預(yù)算，來指導(dǎo)會展工作。
第四步，公布預(yù)算，征求意見。預(yù)算草案成形后，要征求各方的意見，有幾個原則要注意:一是選定一個人負(fù)責(zé)全部直接開支，明確費用標(biāo)準(zhǔn)和使用的權(quán)限及范圍，交代清楚展出目標(biāo)和預(yù)算額，向全體籌備人員說明;二是不輕易改變授權(quán)，也不輕易改變被授權(quán)人的決定;三是不要保密，要將預(yù)算限額告知有關(guān)的人員，包括外部的承包商。參考各方的意見，可以使預(yù)算更加合理。
第五步，修正預(yù)算。由于預(yù)算是通過估計制定的，難以保證準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。一個耗資不菲的會展，其預(yù)算至少每兩個月要檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題就及時進(jìn)行調(diào)整，使之符合實際情況和需要。必須說明的是，改變預(yù)算是很正常的，但任何改變都應(yīng)有充分的理由。如果理由成立，即使會造成額外的開支，甚至損失，都要堅決改變。最好的方法是仔細(xì)調(diào)研、認(rèn)真核算、周密安排。而且，要注意的是，改變預(yù)算的時間離會展開幕日期越近，可能產(chǎn)生的額外費用就越高。
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