大型展會(huì)如世博會(huì)的策劃，不僅要考慮經(jīng)濟(jì)因素，還要考慮政治因素、社會(huì)文化因素等，因而，它的策劃有時(shí)國(guó)家的有關(guān)部長(zhǎng)乃至元首都會(huì)參與。在我國(guó)，雖然展會(huì)市場(chǎng)化的進(jìn)程在加快，但不少的大型展覽會(huì)還帶有政府行為的色彩，因而，其決策規(guī)劃情況更加復(fù)雜。這里，參照國(guó)際展會(huì)的一般慣例，就一般貿(mào)易展示會(huì)的策劃流程進(jìn)行概述。
一.策劃小組的組成
會(huì)展策劃工作需要集臺(tái)各方面的人士進(jìn)行集體決策，因此，首先要成立一個(gè)會(huì)展策劃小組，具體負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)策劃工作。一般而言，會(huì)展策劃小組應(yīng)由以下幾種人組成。
(1)業(yè)務(wù)主管。又叫AE人才。一股由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、創(chuàng)作總監(jiān)、策劃部經(jīng)理等人擔(dān)任。在會(huì)展公司里，業(yè)務(wù)主管(貿(mào)易展示會(huì)經(jīng)理)具有特殊地位，他是溝通會(huì)展公司與展會(huì)服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會(huì)展公司與展會(huì)服務(wù)承包商、參展商等合作業(yè)務(wù):另一方面，他又代表展會(huì)服務(wù)承包商、參展商等監(jiān)督會(huì)展公司一切活動(dòng)的開(kāi)展。
(2)策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來(lái)承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會(huì)展計(jì)劃.
(3)文案撰寫(xiě)人員。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)撰寫(xiě)各種會(huì)展文案，包括會(huì)展常用文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)社交文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)專(zhuān)用文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)推介文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)事務(wù)文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)合同協(xié)議文書(shū)、會(huì)展業(yè)務(wù)法律文書(shū)等。 文案撰寫(xiě)人員應(yīng)該能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強(qiáng)的文字表述能力。
(4)美術(shù)設(shè)計(jì)人員。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類(lèi)型視覺(jué)形象的設(shè)計(jì).美術(shù)設(shè)計(jì)人員是策劃小組很重要的組成部分。因?yàn)樵谡麄€(gè)會(huì)展策劃過(guò)程中，諸如各種類(lèi)型的廣告設(shè)計(jì)、展示設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì)等都需要美術(shù)設(shè)計(jì)人員的參與。美術(shù)設(shè)計(jì)人員必須具有很強(qiáng)的領(lǐng)悟能力和很強(qiáng)的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫(huà)的能力。
(5)市場(chǎng)調(diào)查人員。能進(jìn)行各種復(fù)雜的市場(chǎng)行情調(diào)查，并能寫(xiě)出精辟的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告。
(6)媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、刊播價(jià)格，并且與媒體有良好的關(guān)系，能按照會(huì)展策劃的部署，進(jìn)行媒體規(guī)劃，爭(zhēng)取最佳的廣告宣傳效果。
(7)公關(guān)人員。能夠?yàn)闀?huì)展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時(shí)能夠從公關(guān)的角度提供建議。
在會(huì)展策劃過(guò)程中，由業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)，各方面人員需通力配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會(huì)展策劃工作。
